Vraag om uitleg over elektronische facturatie

De voorzitter

Mevrouw Maes heeft het woord.

Minister, ik heb in het verleden al een aantal vragen om uitleg gesteld over elektronische facturatie, want dat is volgens mij een manier om het betaalgedrag van en aan de Vlaamse overheid op een veel efficiëntere en snellere wijze te laten verlopen. Enkele weken geleden hebt u dit in deze commissie bevestigd in uw antwoord op een vraag om uitleg van mevrouw Remen.

Het jaar 2017 zou een sleuteljaar in het dossier van de elektronische facturatie worden. Sinds begin vorig jaar is elektronische facturatie verplicht voor alle overheidsopdrachten. De uitzondering zijn de micro-ondernemingen die in verband met overheidsopdrachten voor minder dan 8500 euro factureren. Zij kunnen van een jaar uitstel genieten. Verder was het de bedoeling in 2017 het project met betrekking tot de uitgaande e-facturen, de zogenaamde e-vorderingen, af te ronden. Ook met betrekking tot e-ordering loopt sinds vorig jaar een pilootproject. Het lijkt erop dat de Vlaamse overheid echt stappen zet in haar streven naar meer efficiëntie in haar betaalverkeer. Dit is een goede zaak.

Minister, wat is de stand van zaken met betrekking tot al deze elementen van de elektronische afhandeling? Zijn er merkbare gunstige evoluties? Zijn nog volgende stappen nodig of gepland?

Minister Tommelein heeft het woord.

Mevrouw Maes, ik dank u voor uw vraag die me de gelegenheid biedt nog eens in de verf te zetten dat de Vlaamse overheid een efficiënt betaalverkeer belangrijk vindt. Ik zal eerst en vooral ingaan op de stand van zaken betreffende de diverse stappen in het bestelproces, e-ordering, e-facturatie en uitgaande e-facturatie, wat ook wel de e-vordering wordt genoemd.

Ik kan hierover meedelen dat de e-facturatie het verst is gevorderd. Binnen de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap is dit proces enkele jaren geleden, meer bepaald in april 2015, gestart. In december 2017 heeft de Vlaamse overheid al een derde, 33 procent, van haar facturen in elektronische vorm ontvangen. Zowel in de Europese als de Belgische context is dit een aanzienlijk percentage. Ook in vergelijking met de private sector is dit een meer dan behoorlijk resultaat. In 2017 zonden al meer dan 7500 bedrijven e-facturen naar de Vlaamse overheid. De kmo’s komen sneller tot resultaten. Ze beslissen doorgaans sneller en er zijn op de markt meer voor hen geschikte oplossingen aanwezig om e-facturen aan te bieden.

Niettegenstaande de Vlaamse overheid het goed doet, blijft er uiteraard nog een groeimarge. Er is zelfs een grote groeimarge. Er is geen enkele reden waarom de Vlaamse Gemeenschap de cijfers van koplopers als De Lijn of VDAB niet zou kunnen halen. Deze rechtspersonen hebben in december 2017 respectievelijk 53 procent en 56 procent van hun facturen langs digitale weg ontvangen. Dat zijn dan ook de pioniers in de Vlaamse overheid. Het is duidelijk dat we ons blijven inzetten om de e-facturatie verder gestalte te geven. Wat de e-ordering betreft, is vorig jaar een pilootproject gestart. Daarbij is de e-ordering in het Pan-European Public Procurement online model (PEPPOL-model) succesvol opgezet tussen de leverancier en twee financiële systemen van de Vlaamse overheid. De e-ordering wordt in 2018 verder uitgerold. Wat de uitgaande e-facturen of de e-vorderingen betreft, is het onze doelstelling hiervoor in 2018 een pilootproject op te zetten.

Mevrouw Maes, met betrekking tot de gunstige evoluties waarnaar u hebt geïnformeerd, kan ik bevestigen dat de e-facturatie een project is dat naast efficiëntiewinst ook andere voordelen biedt, zoals onder meer een snellere afhandeling van het facturatieproces en de gevolgen hiervan op het betaalgedrag.

De analyse van het betaalgedrag van de Vlaamse Gemeenschap toont aan dat elektronische facturen veel vaker tijdig worden betaald dan manuele of gescande facturen. Concreet is 86,74 procent van de elektronische facturen, 75 procent van de gescande facturen en 69,53 van de manueel afgehandelde facturen tijdig betaald. Dit betere betaalgedrag is vooral te danken aan de kleinere doorlooptijd tussen de ontvangst van de factuur en de start van de goedkeuring. Daarnaast kan er in het geval van een manuele of gescande factuur een groter aantal dagen liggen tussen de factuurdatum en de ontvangstdatum van de factuur. In het geval van een elektronische factuur is dat niet zo. Dit zorgt voor meer duidelijkheid over de vervaldag.

Bovendien is het de bedoeling dat niet enkel de leveranciers van de Vlaamse overheid naar e-facturatie overschakelen, maar dat ze dit principe ook toepassen ten opzichte van hun andere klanten, zoals gezinnen of bedrijven.

Ik kan u verzekeren dat we niet stilstaan en dat we e-facturatie verder zullen promoten. De Vlaamse overheid biedt de bedrijven elke maand ergens in Vlaanderen een gratis informatiesessie aan. Tot nu toe hebben meer dan 6000 bedrijven aan dergelijke sessies deelgenomen. In 2018 zullen we nog verder op deze sensibilisering inzetten.

De inspanningen beperken zich echter niet enkel tot de bedrijven. Ook voor de andere entiteiten van de Vlaamse overheid worden de nodige initiatieven opgezet. De complexiteit van het e-facturatieproject noodzaakt deze bijkomende informatieverspreiding en sensibilisering ten aanzien van de medewerkers van de Vlaamse overheid. De aankopers op het terrein worden immers geconfronteerd met buitenlandse leveranciers, leveranciers in quasi-monopoliemarkten en leveranciers met specifieke businessvereisten op hun facturen. Maandelijks wordt een interne interactieve informatiesessie gehouden.

Tot slot worden ook de lokale overheden en politieke organisaties mee in het bad getrokken. De doorbraak van de elektronische facturatie heeft immers nood aan een kritisch volume aan vervanging van papieren en pdf-facturen door e-facturen. De lokale overheden en de andere publieke organisaties kunnen hierin een cruciale rol spelen. In het najaar van 2017 heeft de Vlaamse overheid volop gesensibiliseerd om de e-facturatie bij de lokale overheden ingang te doen vinden. Dit heeft geresulteerd in twaalf overheden die momenteel e-factureren in het PEPPOL-model. Het is technisch mogelijk dit algemeen toe te passen. De IT-dienstverleners hebben ondertussen de nodige aanpassingen uitgevoerd of finaliseren die aanpassingen momenteel.

Hierdoor beland ik automatisch bij de derde vraag. Zoals ik hiervoor heb besproken, zijn we zeker voorstander van een bestendiging van de initiatieven die de afgelopen jaren zijn genomen inzake informatie en sensibilisering met betrekking tot e-facturatie. Wat de e-vorderingen betreft, wordt dit jaar een pilootproject opgezet met drie pioniers, met name De Lijn, VDAB en de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap. Daarnaast gaan de administraties ook na hoe de e-vordering op termijn de standaard kan worden.

De Vlaamse overheid levert dagelijks verdere inspanningen om de efficiënte afhandeling door de integratie van de nieuwe technologie te bevorderen en om de relaties met alle belanghebbenden, klanten en leveranciers, te optimaliseren. De initiatieven om de digitalisering van de bestellingen en de facturaties te bevorderen, zijn overigens niet enkel het resultaat van de inzet van mijn administratie. Ze zijn het gevolg van een intensieve samenwerking tussen het Departement Financiën en Begroting en het Departement Kanselarij en Bestuur. Minister Homans, bevoegd voor het beleidsdomein Bestuurszaken, trekt hiervoor mee aan de kar.

Mevrouw Maes heeft het woord.

Minister, ik dank u voor uw uitgebreid en positief antwoord. Ik verwacht van de Vlaamse Gemeenschap niets anders dan dat ze goed werk levert en zo snel mogelijk tot een algemene uitrol komt.

Ik heb nog een korte aanvullende vraag. Zijn er bepaalde facturatietypes die nooit elektronisch zullen kunnen? Hebt u daar zicht op? Zijn er nog belemmeringen die bepaalde aspecten op dit ogenblik tegenhouden? Ik wil gewoon zicht krijgen op het totaalplaatje.

Minister Tommelein heeft het woord.

In principe is dat niet het geval. In principe is het mogelijk alle belemmeringen weg te werken. Enkel de heel kleine factuurtjes zijn nog vrijgesteld. Op termijn moet het mogelijk zijn alles te digitaliseren, zodat alles door middel van e-facturatie kan gebeuren.

De vraag om uitleg is afgehandeld.